Klantcase

In 2021 werkte ik voor een schadeverzekeraar. Het is op dat moment duidelijk dat cliënten in de toekomst zelf digitaal schadeaangiftes kunnen gaan verwerken. Dit heeft gevolgen voor het personeelsbestand. In dit geval kozen we voor de aanpak van de ‘organische reorganisatie’. Hieronder beschrijf ik wat dat is.

Als in de toekomst cliënten zelf hun schadeaangifte digitaal verwerken, zullen dit met name de meer eenvoudige aangiftes zijn. Voor de complexere schadeaangiftes kunnen ze dan nog altijd terecht bij de verzekeraar. Dus collega’s gaan in totaal minder maar wel complexere verzekeringsschades afhandelen. De werkzaamheden verminderen en veranderen door digitalisering. Hieruit volgt een reorganisatie.

‘Minder én ander werk door digitalisering’

Augustus 2021: reorganisatie
Tot dat moment werkt de verzekeraar op de afdeling simpele schades voor 50 procent met uitzendkrachten. De andere 50 procent vaste medewerkers zijn in de toekomst nodig om de complexe schades af te handelen. Het is in dit geval dus niet nodig om vaste arbeidsplaatsen te laten vervallen. Wel moeten de vaste medewerkers zich kunnen ontwikkelen naar een complexe schadebehandelaar.

Want aan de ene kant nemen de werkzaamheden af voor de medewerkers die schades afhandelen, er zullen dus minder mensen nodig zijn. Maar tegelijk zijn er voor de werkzaamheden straks alleen nog medewerkers nodig die complexe schades kunnen beoordelen. Voor medewerkers betekent dit een aanpassing in de functie. Er worden andere kennis en vaardigheden van ze verwacht.

Nieuw functieprofiel
Het doel van de reorganisatie is duidelijk: de verzekeraar wil dat alle medewerkers meegaan in de nieuwe organisatiestructuur en ook de kans krijgen om zich te ontwikkelen naar de nieuwe functie. Er wordt een functieprofiel vastgesteld voor een ‘schadebehandelaar complexe schades’. Nu is het zaak dat de managers goed in staat zijn om deze aanstaande verandering te laten landen bij de medewerkers.

Het is belangrijk dat medewerkers goed begrijpen waarom deze verandering nodig is, wat het voor ze betekent en kan opleveren. Niet iedere manager is in staat om dit verhaal goed over te brengen. Daarom kiezen we er samen voor om het verhaal door één manager te laten vertellen aan alle medewerkers. Zodat er geen verwarring en ruis ontstaat, het doel voor iedereen duidelijk is en we mensen mee krijgen.

‘Het doel: iedereen mee in de nieuwe structuur’

September: ontwikkelgesprek
We plannen met iedere vaste medewerkers een ontwikkelgesprek, waarin diens leidinggevende de ontwikkelpunten bespreekt die horen bij het nieuwe functieprofiel. Vervolgens stellen de medewerker en leidinggevende samen vast of de medewerker in staat is om aan het nieuwe functieprofiel te voldoen. Samen maken ze SMART-afspraken om de doelstellingen voor de ontwikkelpunten vast te leggen.

Volle kracht vooruit
Vervolgens voeren alle medewerkers een ontwikkelgesprek stellen hun persoonlijk ontwikkelplan op. In sommige gevallen komen leidinggevende en medewerker samen tot de conclusie dat de ontwikkeldoelstellingen niet haalbaar zijn. Dan kijken ze samen gekeken naar een plan B. Dit betekent: éérst onderzoeken of er andere kansen zijn voor de medewerker binnen de organisatie.

In een enkel geval vertrekt een medewerker met wederzijds goedvinden bij de organisatie via een Vaststellingsovereenkomst. Het is dus niet zo dat er bij deze reorganisatie op een gedwongen manier arbeidsplaatsen vervallen. Daarom spreken we van een organische reorganisatie. Een opbouwend proces waarmee de afdeling complexe schades weer op volle kracht positief vooruit kan.

Meer weten?
Gaan er in jouw organisatie ook werkzaamheden verminderen en/of veranderen door digitalisering? Neem contact op met reorganisatiemanager Saskia Groenveld via 06 22 23 84 14 of saskia.groenveld@struktur.nl. Zij denkt graag met je mee, bijvoorbeeld over de mogelijkheid van een organische reorganisatie.