Klantcase

Juist als je onderneming groeit, is het belangrijk om na te denken over de bedrijfsvoering. Dat blijkt eind 2022 ook voor een middelgroot bedrijf in de dienstverlenende sector. Herorganiseren helpt de interne organisatie méégroeien en succesvol blijven. Want groei valt of staat met betrokken medewerkers.

In december 2022 komt Struktur via het netwerk van Sandra in contact met de senior manager van een middelgroot bedrijf in de dienstverlenende sector. Hij vertelt vol trots over het bedrijf, waar hij al 12 jaar werkt. De onderneming is klein begonnen, maar inmiddels uitgegroeid tot een organisatie waar honderden collega’s met passie werken aan de gezamenlijk missie.

‘Vraagstuk: hoe richten we processen efficiënter in?’

Focus op duurzaamheid
Klantgericht werken in combinatie met een sterk op duurzaamheid gebaseerde kijk op maatschappelijke relevantie kenmerken de organisatiecultuur. De manager vertelt dat ze al enige tijd bezig zijn om in kaart te brengen waar ze kosten kunnen besparen, door de processen efficiënter in te richten. Maar er is te weinig voortgang, terwijl de druk op de resultaten verder toeneemt. ‘Hoe nu verder?’, is zijn vraag.

Omdat het bedrijf nog nooit te maken heeft gehad met een herstructurering, ontbreekt het intern aan kennis. Ook is er toch wel vrees voor het daadwerkelijk reorganiseren. Sandra vraagt de manager waar die angst vandaan komt. Hij vertelt dat hij vooral veel verhalen kent over bedrijven waar de reorganisatie is vastgelopen. Waar men de controle is kwijtgeraakt en de resultaten uitblijven.

Januari 2023: intakegesprek
Sandra en de senior manager plannen in januari 2023 een intakegesprek. En in dat tweede gesprek wordt duidelijk dat de inrichting van de organisatie niet is meegegroeid met de omvang van de activiteiten. Dat wat vroeger de kracht was van de samenwerking - het onderling via informele lijntjes dingen ‘even regelen’ - is langzaamaan tegen ze gaan werken.

De schaalgrootte maakt dat het niet meer helder is wie waarvoor verantwoordelijk is. Het bedrijf werkt niet met resultaatafspraken en er is een veelvoud aan eenlingfuncties ontstaan, die vaak specifiek op een persoon geschreven zijn. Dit werkt inefficiëntie in de hand.

‘Nieuw organisatiedesign, heldere verantwoordelijkheden’

Februari 2023: gestructureerd plan
Na het intakegesprek stelt Sandra een advies op voor de organisatie. De basis: met een gestructureerd plan activiteiten bundelen en uniformeren én de organisatie inrichten met helder gedefinieerde verantwoordelijkheden. Het plan is opgebouwd uit duidelijke fases en stappen. Zodat helder is hoe Struktur de impact van de verandering in kaart brengt vanuit een nieuw organisatiedesign. En de implementatie daarvan zo aanpakt dat medewerkers en medezeggenschap op een goede manier betrokken zijn bij de verandering.

In het plan is ook volop aandacht voor de rol van de leidinggevenden in de reorganisatie. Zodat de reorganisatie niet leidt tot stagnatie van de resultaten. Struktur start in februari de opdracht samen met de interne HR-organisatie, waarbij zij steeds meer ervaring opdoen in reorganiseren. Zo wordt er samen gewerkt aan de herstructurering én aan de eigen kennis op dit vakgebied.

Blijven ontwikkelen
Inmiddels bevindt de organisatie zich in de implementatiefase. De verantwoordelijkheden zijn helder - en de teams maken afspraken hoe zij hun werk samen optimaal inrichten. De HR-afdeling heeft een mooie kennisbank opgebouwd met guidebooks, tools en formats, die in de toekomst vaker van pas zal komen. Want vooruitdenken en het bedrijf blijven ontwikkelen, zal deze onderneming vérder helpen groeien.

Meer weten?
Is je mkb-bedrijf gegroeid? Ontwikkelt je organisatie zich voldoende mee - of loop je tegen grenzen aan? Neem contact op met reorganisatiemanager Sandra Blom via 06 40 96 26 40 of sandra.blom@struktur.nl. Zij denkt graag met je mee.